Beleid inzake de uitwisseling van persoonsgegevens

Dit beleid inzake de uitwisseling van persoonsgegevens is opgesteld door Klikonline in aanmerking nemende dat Klikonline persoonsgegevens uitwisselt met haar Business Units (BU’s). Zowel Klikonline als elke BU is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG. In het kader van de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens, heeft Klikonline in dit beleid een aantal afspraken vastgelegd met betrekking tot de uitwisseling van persoonsgegevens met haar BU’s.

1. De uitgewisselde persoonsgegevens zullen overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving inzake de omgang met de bescherming van persoonsgegevens behandeld worden. De BU’s zijn ieder zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.

2. De uitgewisselde persoonsgegevens zullen enkel gebruikt worden voor het doel waarvoor zij uitgewisseld zijn.

3. De uitgewisselde persoonsgegevens zullen intern enkel beschikbaar gesteld worden aan die medewerkers die deze persoonsgegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben.

4. De uitgewisselde persoonsgegevens zullen vertrouwelijk behandeld worden.

5. Klikonline en de BU’s zijn ieder zelfstandig verantwoordelijk voor de beveiliging van de persoonsgegevens die onder hun verantwoordelijkheid vallen.

6. Klikonline en de BU’s informeren betrokkenen zelfstandig over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden in hun eigen privacyverklaring en verwerken de persoonsgegevens niet anders dan waarvoor zij zelf een wettelijke grondslag hebben.

7. Klikonline en de BU’s zijn en blijven zelfstandig verantwoordelijk voor het melden van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) in de zin van artikel 4 lid 12 AVG aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen. Indien het datalek ziet op een situatie, waarin Klikonline als medeverantwoordelijke aangemerkt kan worden, dan zal er zo spoedig mogelijk overleg plaatsvinden om vast te stellen hoe het datalek zo zorgvuldig en adequaat mogelijk afgehandeld kan worden.

8. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn rechten, zoals het recht op inzage, verwijdering, rectificatie, bezwaar of één van de andere in de AVG genoemde rechten, richt aan een BU, zal de BU het verzoek zelfstandig afhandelen, indien het verzoek verband houdt met een verwerking waarvoor de betreffende BU zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is.

9. Indien het verzoek (zoals omschreven onder punt 8) verband houdt met een verwerking waarvoor de BU en Klikonline gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn, zal er zo spoedig mogelijk overleg plaatsvinden om vast te stellen wie het verzoek af zal handelen. De betrokkene die het verzoek heeft ingediend, mag hiervan op de hoogte gesteld worden.

10. Indien nodig, zal de BU de noodzakelijke inlichtingen verstrekken en medewerking verlenen om Klikonline in staat te stellen het verzoek (zoals omschreven onder punt 9) af te handelen. Klikonline heeft dezelfde verplichting richting de BU.

11. Indien de betrokkene zijn of haar verzoek aan een BU richt en het verzoek betrekking heeft op een andere BU, dan wel op Klikonline, draagt de BU er zorg voor dat het verzoek bij de juiste BU, dan wel bij Klikonline terechtkomt. Klikonline heeft dezelfde verplichting richting de BU’s.